הגנת מסמכים ב Adobe DC Pro

מאחר ואין צורך להסביר מדוע חשוב להגן על מסמכים דיגיטליים, ולאחר שהבנתי כי מסמכים  המוצפנים באמצעות כרטיס חכם ותוכנות חיתום, לא מספקים הגנה בהכרח (למעט בכרטיסים חכמים ותוכנות ייעודיות המאפשרים צפייה במסמכים רק אם למקבל המסמך יש את התוכנה הייעודית כגון אלה של עורכי דין ורופאים).

כאשר חותמים על מסמך Microsoft Word סטנדרטי עם תוכנת חיתום המקושרת לכרטיס החכם, אמנם לא ניתן למחוק את התוכן מהמסמך החתום דיגיטלית – אבל אין שום בעיה לבצע את פעולות ההעתקה וההדבקה.

במקרים רבים יש עניין ביצירת מסמכים דיגיטליים מוגנים  מפני העתקת תוכן לרבות תמונות מצד אחד וכאלה שניתן לצפות, לקרוא ולמלא נתונים מסוימים לרבות חתימה על מסמכים. כאשר יוצרים מסמך PDF או שומרים מסמך של Microsoft Office כ PDF (עם תגיות נגישות כמובן), ניתן להוסיף למסמך סוגים שונים של הגנות. בפוסט הזה אתמקד בהגנת מסמך מפני העתקה ובאופן שישאיר אותו נגיש לטכנולוגיות סיוע.

לסיום ולמי שמעוניין לחתום את המסמך עם חתימה דיגיטלית המקושרת לכרטיס חכם – ניתן לבצע זאת באמצעות תוכנות החיתום השונות.

שלבים בהגנה על מסמך PDF

  • כשהמסמך מוצג ב Adobe DC Pro, יש ללחוץ על Tools תחת סרגל התפריטים בפינה השמאלית העליונה
  • בשדה החיפוש יש להקליד Protect או את האותיות הראשונות במילה.
  • יתקבל מסך אפשרויות עבור הגנה והצפנת המסמך.

בהנחה שאנו מעוניינים כי אנשים יוכלו לפחות לצפות במסמך, נבחר באפשרות Restrict Editing

מסך אפשרויות הצפנה ראשי

בשלב הבא יש להקיש סיסמה שתאפשר לעורכים מורשים לבצע במסמך שינויים

מסך הזנת סיסמת הגנה

לאחר הזנת הסיסמה, תתקבל הודעה המודיעה למשתמש כי השינויים יכנסו לתוקף רק לאחר שמירת המסמך.

הודעה על כניסת שינויים לתוקף לאחר שמירת המסמך

לאחר אישור הודעה זו, ועל מנת לבצע שינויים באפשרויות ההגנה על  המסמך, יש להיכנס לתפריט File ולבחור ב Properties. תופיע תיבת דו שיח המציגה את אפשרויות ההגנה על המסמך – הפעילות והלא פעילות. לחיצה על לחצן Change תציג את תיבת הדו שיח לשינוי אפשרויות הגנת המסמך.

תיבת דו שיח המציגה את אפשרויות ההגנה הפעילות

כאמור, לחיצה על Change תפתח את אפשרויות ההגנה על  המסמך – אותם ניתן לשנות

מסך שינוי אפשרויות הגנה

סקירת האפשרויות

  • סימון תיבת הסימון הראשונה Require a password to open the document תגדיר אם יהיה צורך בהזנת סיסמה בכל פתיחה של המסמך
  • תחת הכותרת Permissions: Restrict editing and printing of the document. A password will be required in order to change these permission settings.
    • בתיבת הבחירה Printing Allowedניתן להגדיר אם ניתן יהיה להדפיס את המסמך ובאיזו רזולוציה.
    • בתיבת הבחירה Changes Allowed ניתן לבחור מתוך הרשימה אילו שינויים ניתן יהיה לערוך במסמך.
      • Changes Allowed: None
      • Changes Allowed: Inserting, deleting, and rotating pages
      • Printing Allowed: High Resolution
      • Changes Allowed: Commenting, filling in form fields, and signing existing signature fields
      • Changes Allowed: Any except extracting pages
    • תיבת הסימון הבאה תאפשר להגדיר אם ניתן להעתיק תוכן כגון טקסט תמונות ותוכן אחר Enable copying of text, images, and other content
    • תיבת הדו שיח הבאה תאפשר להגדיר אם יוצר המסמך מעוניין שהתוכן יהיה זמין לתוכנות קוראות מסך Enable text access for screen reader devices for the visually impaired וחשוב מאוד לסמנה.
    • תיבת הסימון הבאה תאפשר להגדיר מחדש את הסיסמה לפתיחה ועריכת המסמך. בתיבת עריכה זו מוזנת כבר הסיסמה שהוזנה קודם לכן – כך שלא חובה לשנותה.
  • בתיבת הבחירה של תאימות, ניתן להגדיר את התאימות לגרסת Adobe המבוקשת – החל מגרסה 6.
  • לאחר מכן, ניתן לבחור את רמת ההצפנה
    • Encrypt all document contents– הצפנת כל התוכן במסמך כך שגם מנועי חיפוש לא יוכלו לאתרו
    • Encrypt all document contents except metadata (Acrobat 6 and later compatible)– כך שמנועי חיפוש יוכלו לגשת למטה-דאטה של המסמך
    • Encrypt only file attachments (Acrobat 7 and later compatible)– כל התוכן במסמך לא יהיה מוצפן למעט קישורים למסמכים מוטבעים ו/או מקושרים למסמך.

שמירה

לאחר הגדרת כל המרכיבים הנדרשים לצורך הצפנה, תופיע הודעה המבהירה כי השינויים ייכנסו לתוקף רק לאחר שמירת המסמך.

Security settings will not be applied to the document until you save the document. You will be able to continue to change security settings until you close the document.

בעת סגירת המסמך, תופיע הודעה המבקשת לשמור שינויים – יש לאשרה בכדי שהשינויים ייכנסו לתוקף. בעבודה השוטפת ולאחר שמתרגלים, תוך כמה שניות ניתן להגדיר  הגנת מסמך ברמה גבוהה מאוד על המסמך.

השאר תגובה

%d בלוגרים אהבו את זה: