במחצית השנה האחרונה, בעקבות התפשטות נגיף קורונה, מצאנו את עצמנו מקיימים מפגשים בין אישיים, מקצועיים ולצורכי לימודים באמצעות אפליקציות ותוכנות ייעודיות לקיום מפגשים סינכרוניים. חלקנו הגדול נאלץ להסתגל למציאות חדשה בלי הרבה הכשרה בנושא – כך שכל אחד ואחת מאיתנו מצאנו את עצמנו מתנסים ולומדים טכנולוגיות חדשות. לדעתי, זהו צעד מבורך וחשוב ואט אט מתגבשות המלצות ותובנות. בפוסט הזה כמה המלצות ותובנות ממני לשימוש יעיל באפליקציות ותוכנות לקיום מפגשים אישיים, חברתיים, למטרות לימודים ומקצועיים.
לדאוג לחיבור תקין לרשת האינטרנט
חייבים לדאוג לתשתית אינטרנט יציבה מספיק שתוכל לקיים את המפגש הסינכרוני. מי שיש ביכולתו להתחבר לרשת סיבים אופטיים, חייב לעשות את המעבר שכן, מניסיוני, איכות המפגשים רק משתפרת. מי שאין ביכולתו להתחבר לרשת מבוססת סיבים אופטיים, כדאי לנקוט בכל האמצעים לגלישה כמה שיותר חלקה.
בהקשר זה ממליצה מאוד לקרוא את המאמרים
- הכן רשתך לסגר – עם כל הכבוד ל-wifi, בשביל חיבור טוב צריך כבל טוב
- הכן רשתך לסגר – הווייפיי מקרטע? כך תדאגו לרשת מהירה ויציבה בכל הבית
- הכן רשתך לסגר – מה זה חיבור בסיבים אופטיים, ולמה גם אתם צריכים אותו
מה לובשים?
חשוב להקפיד על הופעה נאותה + במפגשים וירטואליים. אני גם ממליצה להתאים את ההופעה למפגשים מסוגים שונים בהם נוכחים אנשים שונים. בפגישה עם חברים ומשפחה אפשר להישאר בג'ינס ותישרט ובמפגשי מנהלים, חשוב להקפיד על הופעה ייצוגית יותר. מאחר ואנחנו בדרך כלל קרובים למצלמה, חשוב להקפיד גם על היגיינת הפנים, איפור עדין ושיער מסודר.
להכין את הסביבה למפגש
לשמור על סדר וניקיון – גם אם המשתתפים האחרים לא רואים את כל סביבתכם. כשהכול מאורגן מסביב, גם המערכת הקוגניטיבית מאורגנת יותר וזמינה יותר להתמקד בתוכן המפגשים.
מה אוכלים ומה שותים?
- כדאי לא להגיע רעבים למפגשים בכלל ולמפגשים וירטואליים בפרט
- כדאי לאכול מאכלים ולשתות נוזלים שמרגיעים את מערכת העיכול
- לתת לאוכל זמן מספיק להתעכל
הגדרות
חשוב ביותר שכל אחד ואחת מהמשתמשים והמשתמשות יגדירו לעצמם את האפליקציות והתוכנות המשמשים במפגשים וירטואליים. חשוב עוד יותר ללמוד את האפשרויות השונות וההגדרות המועדפות.
לבדוק מיקרופונים ומצלמות לפני המפגשים
אני עדה ללא מעט משתמשים שלא מצליחים להתחבר למפגש כי לא הגדירו את המיקרופון ו/או המצלמה. עוד טיפ חשוב שלמדתי הוא שאם רוצים להתחבר למפגש סינכרוני עם אוזניות בלוטוט, חשוב מאוד להתחבר אליהם לפני שמפעילים את המפגש הסינכרוני – מאחר ויש במקרים רבים בעיות התממשקות עם האפליקציות והתוכנות המשמשים למפגשים וירטואליים.
להקדים בכמה דקות
כמו שאנחנו נוהגים לרוב להגיע כמה דקות לפני מפגש, כך צריך להיות גם במפגש סינכרוני. לא צריך להגיע למפגש שכבר התחיל ולהתחיל במלאכת ההגדרות וההתחברות.
להיכנס בשקט למפגש
בלא מעט מפגשים וירטואליים, פתאום נכנס משתתף למפגש כשברקע רעש – של המטבח, הילדים, הכלב והחתול, הטלוויזיה וכו'. יש משתתפים שנכנסים למפגש וממשיכים לדבר בטלפון. חשוב להבין שכניסה למפגשים וירטואליים צריכה להיות בדיוק בדומה לכניסה למפגשים במרחב הפיזי. במקרים שבהם התנאים לא אופטימליים, אפשר להיכנס כשהמיקרופון והמצלמה לא מופעלים ולדאוג שבזמן דיבור, יהיו כמה שפחות רעשי רקע.
לשמור יותר על איפוק וסדר
אחד מהחסרונות בקיום מפגשים וירטואליים הוא שכשכולם מדברים ביחד, איכות שידור הוידאו והסאונד נפגעים וחלק מהאנשים נשמעים מעוותים, חלק נתקעים ולפעמים כולם קופאים – מה שבהחלט לא סביר שיקרה במפגש פנים אל פנים. הדרך הטובה ביותר להתמודד עם הסוגיה הזו, היא לתרגל שליטה עצמית ולנסות כמה שפחות להתפרץ לדברי האחר.
אבל לא לשתוק או להשתיק
מכיוון שבמפגשים סינכרוניים, יכולים המארחים בכל רגע נתון, לכפות על משתתפים שימוש בוידאו, מיקרופון, הסרת משתתף וסנקציות נוספות, חשוב מאוד לנהוג בסנקציות שמאפשרת התוכנה ברגישות ובתבונה.
בהקשר זה כדאי אולי לקבוע קוד התנהגות במפגשים וירטואליים כלליים וממוקדים למפגשים מסוגים שונים כך שכל המשתתפים יוכלו לדעת מהם נורמות ההתנהגות ומה מצפה למי שיפר אותם.
הזכות לדיבור
השתתפתי כבר בכמה מפגשים שבהם המארגנים שללו את זכות הדיבור של משתתף אחד או יותר ושלדעתי לא היה בהם צדק. חשוב מאוד להקפיד שסנקציות כאלה יופעלו רק אם יש בהם צורך הכרחי.
שילוב אנשים עם מוגבלות במפגשים וירטואליים
- עשו שימוש באפליקציות ותוכנות נגישות למפגשים סינכרוניים
- בדקו זמן סביר לפני כל מפגש וירטואלי, אם במפגש ישתתף אדם עם מוגבלות ודאגו לבדוק איתו אילו התאמות נגישות יסייעו לו במפגש.
בהקשר זה, חשוב לגבש נוהל נגישות למפגשים שונים ולאנשים עם סוגים שונים של מוגבלויות.
- שלחו הזמנה נגישה למפגש בטקסט פשוט – כך שולחים הזמנות לוויבנרים ולמפגשים גם בחברות בינלאומיות גדולות. מייל קצר ופשוט הכולל את טקסט ההזמנה, הקישור למפגש ופרטים חיוניים נוספים.
- ההזמנה למפגש צריכה לכלול גם אפשרות ליצור קשר עם מארגן האירוע במידה ויש קשיים, תקלות או עניינים לוגיסטיים אחרים. בעוד אני וכתבת מילים אלו, אני נזכרת כבר בתחילת שנות ה 2000 כשהתחלתי ללמוד את התואר הראשון באוניברסיטה הפתוחה, בכל מפגש סינכרוני, הייתה לסטודנטים האפשרות ליצור קשר עם התמיכה הטכנית במקרה שמתגלים קשיים ותקלות
- אם במפגש מועברים חומרי קריאה, חשוב להעביר למשתתף עותק מונגש של כל החומרים
- אם במפגש מועברים מצגות הכוללות אלמנטים חזותיים, חשוב לתאר אותם לטובת אנשים עם לקויות ראייה ועיוורון
- אם במפגש מתקיימות פעילויות אינטראקטיביות, חשוב לבחור בטכנולוגיות נגישות ככל האפשר להעברת הפעילות האינטראקטיבית. אם הדבר אינו אפשרי, חשוב מאוד לאפשר לאדם עם מוגבלות ערוץ תקשורת נוסף עם אחד מהמשתתפים בכדי לשתף כמה שניתן את האדם עם המוגבלות בפעילות האינטראקטיבית – גם אם ברמת חשיבה ומתן אפשרות לפתרון בעיות בעל פה
- חשוב לאפשר ערוץ תקשורת נוסף עם אדם עם מוגבלות במידה והוא נתקל בבעיה שאינה מאפשרת התמודדות עם הטכנולוגיה בה מועבר המפגש.
- אפשרו לאדם עם מוגבלות לשאול שאלות לאחר המפגש למקרה שמשהו התפספס
- אם הדבר אפשרי, העבירו לכולם או לבקשת אדם עם מוגבלות את חומרי ההרצאה והתוצרים.
הפסקות
חשוב לקיים מפגשים וירטואליים במרווחי זמן שיאפשרו לכם
- להתרענן
- לחשוב על המפגש
- לכתוב הערות מסכמות או רשימת מטלות
- לארגן תוצרים וחומרים במחשב או בשירותי הענן
- לעבוד על דברים קטנים נוספים אם אפשר
- ואם צריך, לאכול, לשתות, לחלץ עצמות, לצאת לשמש כמה דקות…
שנה טובה
ועיקר, שתהייה לנו שנה טובה, מתוקה, בריאה, מאושרת, אוהבת, סבלנית, סובלנית, נגישה, מכילה ומאתגרת
אילנה,
פוסט חשוב מאד!
פוסט מעולה! שנה טובה אילנה:)